当前位置:首页 > 互动平台 > 数字档案 2012-09-18
 

档案管理人员岗位责任制

一、认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和档案主管部门的各项规定、办法、结合本单位实际情况,制订档案工作计划和管理制度。

二、集中统一管理本单位全部档案,按照档案业务建设规范要求,做好档案收集、整理、归档等工作。

三、负责指导、检查、督促有关科室或兼职档案人员做好档案的形成、积累、归档工作,确保档案的完整、准确。

四、加强档案库房管理,做好温湿度记录,定期检查档案保管情况,发现问题及时向有关领导汇报,积极采取措施,保护档案安全。

五、积极开发利用档案信息资源,编制多种检索工具和专题资料,主动运用档案协助领导和有关部门解决实际问题,热心为利用者提供服务。

六、按照“档案保管期限”和“档案鉴定、销毁制度”,定期做好档案的鉴定、销毁工作。

七、做好档案统计工作,及时、准确的上报各类档案统计表,对本单位档案和档案管理情况做到心中有数。

八、档案人员要忠于职守,自觉遵守档案制度,保守秘密,认真做好档案管理各种工作。

档案材料归档立卷制度

一、按照《档案法》及有关法律法规的规定,根据本单位工作的性质、范围和内容,及上级主管部门意见,制定本单位档案分类方案。档案类别包括文书类、科技类、会计类、主管业务类、照片、光盘、实物类等。

二、根据有关规定,制定本单位每类档案的归档范围,明确文件材料归档与不归档的划分,并对属归档范围的文件材料按有关规定确定保管期限,保管期限分永久、长期(30年)、短期(10年)三种。

三、对属各类档案归档范围的文件材料,确定各专兼职档案员负责收集、保管。各专兼职档案员应定期检查,保证及时收集保管好应归档材料。本单位其他工作人员应积极提供材料,配合专兼职档案员做好档案材料收集工作。

四、不属归档范围的文件材料,按保密纸管理办法予以妥善保管和处理。

五、归档材料的立卷装订工作由专兼职档案员负责,也可根据本单位实际采用谁经办谁立卷的方法,每年六月底前应完成上一年度档案的立卷工作。

六、立卷工作依作者、问题、时间、地域等方法进行,案卷质量按有关规范标准执行。立卷人应在所立案卷的备考表上签名,档案案卷应经本单位有关领导和业务部门检查,质量不合格的应责成立卷人重新整理。

七、完成立卷的档案案卷应按集中统一管理原则及时向本单位综合档案室办理移交,各条线科室不单独存放档案。

档案库房管理制度

一、档案库房是保管档案的机要重地,工作人员要忠于职守,严禁无关人员进入库房。

二、库房内档案要科学合理地进行系统排列、上架。工作人员要熟悉所存档案内容和存放位置,能及时准确地提供服务。

三、库房管理人员要坚持查库制度,随时检查库房安全、设备等情况,发现问题及时汇报和处理。

四、库房内要有防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光措施。库房内严禁吸烟和存放易燃、易爆、腐蚀物品,确保档案安全。

五、做好库房内温湿度观测、调节和记录,保持库房内适宜的温湿度。

六、档案的移出、接收、保管、利用等情况要及时进行清点、登记和统计。

七、档案管理人员因工作调换或调动,要办理好交接手续,严格核实交接的档案。

档案查阅、借阅制度

一、查阅档案应办理登记手续。凡需介绍信和有关证明才能阅档的,要认真验看有关凭证,按凭证上指定的查阅范围接待阅档者。

二、档案一般不外借,如确因工作需要外借的,应由有关领导批准,办理外借手续,时间一般不得超过两周,延长借阅时间需另办理续借手续。

三、借出的档案,不得转借他人,不得随意涂改、拆卷、划圈、眉批、增删、抽页、剪裁或污损,一旦发现上述情况,按有关规定严肃处理。

四、托人代查有关材料须持有委托人与查阅人关系的证明和双方身份证明方可接待,如属查阅一般材料,手续齐全的,按规程办理。

五、电话查询档案,只限查询一般问题,由档案员代为查找并回电查询者,同时进行登记。查询者如要求将材料寄往查询单位,必须凭介绍信,并经单位局领导同意方可办理。

档案统计制度

一、档案统计工作要坚持实事求是的原则,统计资料必须真实、准确、完整、可靠。

二、及时对档案的收进、移出、销毁和实存数量进行统计。

三、认真做好档案的整理、鉴定、保管和利用等业务工作情况的统计。

四、统计资料要定期汇总。年终要对室藏档案资料进行一次全面清点,做到帐物相符。

五、按统一规定和要求填制、报送有关档案管理各项统计数据和各类统计报表,客观反映档案工作现状。

六、对档案统计资料不断进行加工整理和分析研究,及时掌握档案情况和信息,进一步提高档案工作的管理水平。

档案鉴定销毁制度

一、档案的鉴定、销毁工作要根据国家有关档案保管期限的规定,对保管期满的档案进行鉴定,将确无保存价值的档案材料剔除销毁。

二、鉴定档案时要坚持全面的、历史的、发展的观点,全面地考察档案的价值,不能凭个人的主观意志和目前利用的需要来确定档案的价值。

三、由分管档案工作的领导、档案工作人员和档案立卷单位有关人员组成档案鉴定小组。

四、鉴定小组人员对档案进行鉴定,写出鉴定报告。对失去保存价值需要销毁的档案进行登记造册,报主管领导审批后销毁。

五、销毁档案须有两名监销人。监销人在销毁档案前,要认真清点复核;档案销毁后,要在销毁清册上签字。

六、档案鉴定过程中形成的鉴定报告、销毁清册等材料应立卷归档,妥善保存。

档案保密制度

一、档案工作人员必须严格执行党和国家的保密政策和制度,增强保密意识,克服麻痹思想,有效地保护和利用档案。

二、工作人员非工作需要不随意谈论档案内容,不泄露属于国家机密的档案资料,不擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于国家秘密的档案资料。

三、凡属保密档案,不得利用公开的报刊、书籍、展览、广播、录像等进行传播。

四、利用者查阅密级档案,必须履行批准手续,并且只限于在档案室内查阅。利用者不得扩散档案机密。

五、接收、保管、提供利用档案时,按有关规定认真核对、登记,做到手续严格,账目清楚无误。

六、定期检查档案的保密情况,发现问题及时上报和处理。

七、对失泄密事件或违反保密规定的行为,要认真追查,严肃处理。




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