当前位置:首页 > 互动平台 > 数字档案 2012-09-18
 

电子文件归档与管理办法

第一条  为适应南湖区信息化建设需要,规范各单位电子文件的归档管理,保障电子档案的安全保管和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规,结合本地实际,特制定本办法。

第二条  本办法所称电子文件是指各单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的具有参考利用价值并以数码形式记录于磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。

第三条  按照档案工作集中统一管理的原则,各单位科室形成的并需要归档保存的电子文件应由单位综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用,计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。

第四条  各单位科室应建立电子文件归档制度,指定兼职档案员负责本科室的电子文件归档工作,将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。

第五条  为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用,各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求,妥善管理,确保其不散失、不损失、不失真。

第六条  归档电子文件的类型主要包括:文本文件、图像文件、影像文件、声音文件等。

第七条  电子文件的归档范围、保管期限和密级划分,参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。

第八条  电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。

逻辑归档。指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向综合档案室移交的过程。

物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上,向综合档案室移交的过程。推荐采用的载体,按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、硬盘等,不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体;专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。

第九条  电子文件归档时,机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

第十条  通过存储载体进行交接的归档电子文件,移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验,确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

第十一条  各单位科室在每年3月之前将上一年度应归档的电子文件随纸质档案一并向综合档案室移交归档。电子文件视情况按月或按季度向综合档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时移交归档。移交清单应一式两份,交接双方各执一份。

第十二条  移交综合档案室的电子文件应一式三套,一套本单位封存保管,一套移交区档案馆(档案登记备份中心)异地封存保管,一套提供利用。

第十三条  归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外,还应采用专门的保护设备和保护技术手段,其载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中,温度控制在1424℃;相对湿度控制在4560%

第十四条  接收入库的电子档案,应定期进行检验、转存,发现问题要及时采取恢复措施。

第十五条  归档电子文件的封存载体不得外借,未经批准,任何单位和个人不得擅自复制电子文件。

第十六条  利用归档的电子文件,应使用复制件。对具有权限要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时,应遵守国家有关保密规定,采取身份认证、权限控制等安全措施。

第十七条  归档电子文件的鉴定销毁,需经本单位有关业务科室和分管领导批准,编制销毁清册。属于保密范围的归档电子文件的销毁,如存储在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。非保密归档电子文件可进行逻辑删除。

第十八条  综合档案室应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

安全保密制度

一、档案管理人员为数字档案室安全保密责任人,计算机管理工作人员要采取必要的计算机和网络安全措施以协助档案管理人员做好电子档案安全保密工作,其他工作人员应自觉维护电子档案的安全保密。

二、数字档案室系统(区档案安全管理系统)登录帐号和密码须妥善保管,不得泄露给他人,密码应定期更改,密码长度应在六位以上,并由数字、大小写字母与符号等组成。

三、电子档案条目和全文按利用级别划分为互联网公开、政务网公开、本单位公开、不公开四个级别。档案管理人员应根据电子档案实际内容设置条目和全文的网上查询利用级别,并根据查询用户需求设置该用户网上查询权限。

四、电子档案全文按权限进行查阅,不得擅自外传。涉密档案严禁在网上提供查询。

五、禁止外来计算机在未经许可的情况下使用档案管理系统。

档案数据网上查询利用制度

一、数字档案室提供各类非涉密室藏档案网上查询。

二、本单位工作人员经开通个人帐号,登录数字档案室系统(区档案安全管理系统)查询数字档案。外外单位人员查询档案需经本单位分管领导同意后由档案管理人员执行相应查询操作。

三、本单位工作人员数字档案利用权限分三级设定。普通用户:是指一般工作人员通过档案管理员发布的档案信息进行查阅。中级用户:是指各科室兼职档案员在普通用户使用权限基础上,可以添加指定分类的资料。高级用户:是指中层以上的领导可以查阅各类档案。

四、本单位人员查询限制开放的数字档案需提出查阅申请,由档案管理人员审查后提供查询利用。

五、外来人员利用数字档案管理系统查询档案资料,由档案管理人员审查后通过后台管理提供相应权限的内容。

档案数据管理维护制度

一、数字档案由档案管理人员和计算机管理人员分别负责管理和维护,确保档案数据安全。

二、各门类的归档数据经质量检查合格后,输(导)入数字档案室管理系统(区档案安全管理系统),由综合档案室统一管理。

三、修改、删除数字档案必须由档案管理人员执行操作。

四、数字档案应至少制作套备份(一套硬盘,两套光盘),备份介质分开保管,一套向区档案馆(档案登记备份中心)移交异地保存。

五、综合档案室应配备专用的防磁柜,规范存放归档电子文件和数字档案。

数字档案鉴定销毁制度

一、数字档案鉴定以档案主管部门的指导性文件和本单位《档案归档范围及保管期限表》作为鉴定的依据和标准。

二、数字档案鉴定工作需经分管领导同意,由档案管理人员和有关职能部门组成的鉴定小组,根据档案的不同保管期限,定期对已到保管期限的数字档案,重新进行审查,做出鉴定,提出存毁意见。

三、经鉴定,对已失去利用价值和保存价值的数字档案,需要销毁的,由鉴定小组提出意见,编制销毁清册。

四、档案鉴定小组将数字档案鉴定工作情况写成报告,连同数字档案销毁清册,报请主管领导审批同意,在区档案安全管理系统删除相关数据。

五、数字档案销毁清册要永久保存。

六、严禁任何人、任何部门擅自销毁各类数字档案。

 档案数据网络和信息设备维护使用制度

一、禁止外来计算机在未经许可情况下使用档案管理系统。

二、严格按照计算机操作规程进行操作,如遇电脑故障本人无法排除,应及时请技术人员处理,不得随意盲目操作。

三、认真保护计算机设备,保持设备清洁、整齐,禁止在计算机旁安放带电、带热、带水的物品,避免高温及阳光照射计算机

四、存、储介质如移动硬盘、U盘应由专人保管、专门使用,禁止带出外面使用,外来存储介质禁止在档案计算机上使用。

五、禁止利用档案计算机访问互联网网站、玩电子游戏或者观看娱乐节目。

档案数字化技术标准

一、纸质档案

1、纸质档案的数字化可以采用扫描或数码相机、高拍仪等设备拍摄方式进行。

2、用扫描仪数字化时,扫描类型根据原稿颜色一般采用“彩色”、“黑白”模式,对于字迹模糊不清的可以采用“灰度”模式。

3、扫描的分辨率应达到 20Odpi;数码相机、高拍仪拍摄精度应达到300万像素。

4、扫描的图像应保存为PDFTIF格式;数码相机拍摄的图像应保存为JPG格式。禁止用如WORD之类的字处理软件保存扫描图像。

5、扫描图像缩放比应为100%;用数码相机、高拍仪拍摄时要注意被拍摄物的影像要充满取景框。

二、纸质照片档案

1、纸质照片档案数字化应采用扫描方式进行。

2、彩色照片扫描类型采用“百万种颜色”模式;黑白照片扫描类型采用“灰度”模式。

3、对于5寸(125cm×85cm)照片,扫描仪光学分辨率应达到60Odpi

4、扫描后的照片应保存为JPG格式。

5、扫描图像缩放比应为100%

三、音像档案

1、录音带

录音带数字化应选用 44.1KHz作为采样标准。

录音带数字化后存储格式应为WAVMP3

2、录像带

录像带数字化的数据传输率应不低于4Mb/s

录像带数字化采用 MPEG2 压缩存储标准。

录音录像档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰。




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